Sechs selbst gebaute Tools, ein Login: Zeiterfassung, CRM, Aufgaben, Lager, Notizen und Angebote. Entwickelt mit Claude Code im eigenen Team, betrieben auf unserem eigenen Server – und seit August 2026 jeden Tag im Einsatz.
Alle Screenshots auf dieser Seite stammen aus unserer Demo-Instanz mit erfundenen Firmen und Personen.
Die Herausforderung.
Wie die meisten Unternehmen hatten wir über die Jahre einen Stapel Software angesammelt: eine Verleihsoftware für das Technik-Lager, ein HR-Tool für Zeiten und Urlaub, ein CRM für den Vertrieb und ein Projektmanagement-Tool für Aufgaben. Dazu eine Excel-Vorlage für die Arbeitszeit, die jahrelang durchs Team gereicht wurde, und Angebote, die aus alten Word-Dateien zusammenkopiert wurden.
Jedes Werkzeug für sich vernünftig. Zusammen: Lizenzen pro Kopf, Daten an vielen Orten und Abläufe, die sich nach der Software richten statt nach uns.
Die eigentliche Frage war, ob sich Eigenentwicklung für ein Team unserer Größe rechnet. Vor zwei Jahren wäre die Antwort Nein gewesen. Mit KI-gestützter Entwicklung haben wir sie neu gestellt.
Die Lösung.
Geschrieben mit Claude Code, von Leuten aus dem Team, neben dem Tagesgeschäft. Seit zwei Monaten sind die Tools im Einsatz. Im September kamen CANDY NOTES, ein Onboarding für neue Kolleginnen und Kollegen und eine Demo für Kundentermine dazu.
Das Herzstück ist CANDY DASH, die Eingangstür zu allem: eine Anmeldung, danach öffnet sich jedes Tool ohne zweites Passwort. Eine Glocke sammelt, was in den Tools auf einen wartet. Und oben steht in jedem Tool dasselbe Menüband – wer eins bedienen kann, kann alle bedienen.
Weil alle Tools im selben Haus entstehen, sprechen sie miteinander: Ein Deal aus CANDY PIPE wird in CANDY PROPOSAL zum Angebot, in CANDY TASK zu Aufgaben und in CANDY WORK zu Projektzeiten. Genau das kann keine Sammlung einzelner Abos.
Das Zusammenspiel
Anfrage – CANDY PIPE
Jede Anfrage wird ein Deal, auch die aus dem Kontaktformular dieser Website. Den Titel baut das Tool selbst aus Firma, Leistung, Datum und Ort.
Angebot – CANDY PROPOSAL
Ein Klick am Deal öffnet das Angebot, Firma, Anschrift und Betreff stehen schon drin. Die Nummer kommt aus CANDY PIPE, der Verlauf des Deals zeigt das Angebot danach von selbst.
Auftrag – CANDY TASK
Gewonnen heißt: Der Deal wechselt aufs Auftrags-Board. Ist die Leistung erbracht, stellt CANDY PIPE selbst die nächsten Aufgaben in CANDY TASK – erst „Belege hochladen“, dann „Rechnung stellen“.
Umsetzung – CANDY NOTES & CANDY WORK
Die Notizen aus dem Kick-off hängen am Deal, ihre To-dos werden Aufgaben. Wo Kunden Zeitnachweise brauchen, buchen wir die Stunden in CANDY WORK direkt auf den Deal.
Bezahlt – zurück in CANDY PIPE
Jede Teilzahlung steht als Zeile am Deal, die Restsumme rechnet sich selbst. Erst wenn alles bezahlt ist, ist der Deal fertig.
Die Glocke im Portal sammelt, was in den Tools auf einen wartet: eine neue Aufgabe, die Antwort auf eine Nachfrage, den genehmigten Urlaub, einen Lead, der wieder dran ist. Ein Klick führt direkt an die Stelle im Tool.
Die Tools
Jedes Tool löst einen Prozess – und zwar so, wie wir ihn tatsächlich leben. Die Reihenfolge ist die aus dem Portal: nach dem, was im Haus am häufigsten gebraucht wird.
Zeiterfassung, Urlaub & Spesen
Arbeitszeit, Urlaub, Dienstreisen und Belege an einem Ort. Stunden und Überstundensaldo rechnet das Tool selbst, die Hamburger Feiertage kennt es schon, Pauschalen für Reisen auch. Die Monatsabrechnung kommt im Format der Buchhaltung heraus. Und wer nur Beginn und Ende eintragen will, drückt im Portal auf „Start your Day“.
Deals, Kontakte & Rechnungen
Unser CRM kennt zwei Lebenszyklen pro Deal: Vertrieb und Abwicklung. Ein gewonnener Deal verschwindet nicht, er wechselt auf das Auftrags-Board und ist erst fertig, wenn die Rechnung bezahlt ist. Dazu Leads mit Wiedervorlage, ein Forecast nach Leistungsmonat und die Provisionen des Teams.
Projekte, Aufgaben & Zusammenarbeit
Das Board stellt nur eine Frage: heute oder später? Im Kern steht eine Regel: Wer eine Aufgabe delegiert, behält sie im Blick, bis sie erledigt ist – abhaken darf nur, wer sie gerade hat. Nachfragen geht mit einem Klick, die Antwort auch: „Bin dran“, „Ja, aber später“, „Habe einen Blocker“.
Lager & TECH-FLAT-Planung
Unser Technik-Arsenal: jedes Gerät mit Seriennummer, Regalplatz und Abschreibung. Welches Gerät gerade bei welchem TECH-FLAT-Kunden steht, rechnet das Tool aus den Zuweisungen – niemand trägt es von Hand ein. Dazu die Planung der nächsten Quartale und der Verkauf ausgemusterter Technik.
Meeting-Notizen, Protokolle & To-dos
Tool auf, Cursor blinkt, tippen – gespeichert wird von selbst. Unter dem Text steht, was aus dem Gespräch folgt: eine Zeile je To-do, die mit einem Klick als Aufgabe in CANDY TASK landet. An einen Deal gehängt, liest die Notiz jeder, der den Deal öffnet.
Angebote erstellen & verwalten
Eine Vorlage je Angebotsart – Tech-Event, Keynote, Consulting, Innovationsreise, TECH FLAT. Firma und Anschrift kommen aus dem Deal, die Angebotsnummer vergibt CANDY PIPE, und neben jedem Preis steht, was Vergleichbares bisher gekostet hat. Am Ende steht eine fertige Word-Datei.
Onboarding & Demo
Neue Kolleginnen und Kollegen lernen die Tools nicht aus einem Handbuch, sondern im Portal: Das Onboarding führt Schritt für Schritt durch CANDY DASH und jedes Tool, mit markierten Bildschirmen und kurzen Texten. Was am ersten Tag zählt – Zeit erfassen, die erste Aufgabe anlegen –, steht vorne.
Für Kundentermine läuft CANDY DASH ein zweites Mal: als klickbare Demo mit erfundenen Firmen, erfundenen Deals und einer erfundenen Kollegin namens Lena Brause. Bei jedem Start beginnt sie von vorn. Aus genau dieser Demo stammen alle Bilder auf dieser Seite – echte Kundendaten zeigen wir nicht.
Und weil Zeiten oft unterwegs eingetragen werden, funktionieren alle Tools auch auf dem Handy: Die Reiter klappen in ein Menü, Saldo, Glocke und der Weg zurück ins Portal bleiben oben stehen.
Betrieb & Sicherheit
Selbst gebaute Software ist nicht gratis – jemand muss sie betreiben. Deshalb haben wir den Betrieb von Anfang an mitgebaut.
Ein Login, zwei Faktoren
Eine Anmeldung für alle Tools, auf Wunsch mit zweitem Faktor per Code. Sitzungen lassen sich sofort widerrufen, und wer sich im Portal abmeldet, ist überall abgemeldet.
Server in Deutschland
Alle Tools laufen auf einem eigenen Server in Deutschland, jedes mit eigener Datenbank. Die öffentliche Website ist davon komplett getrennt.
Tägliche Sicherung
Jede Nacht verschlüsselt auf eine zweite Maschine. Das Zurückspielen proben wir regelmäßig – eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, ist nur eine Vermutung.
Ein Wächter
Alle fünf Minuten prüft ein Skript, ob jedes Tool antwortet, die Sicherung frisch und das Zertifikat gültig ist. Im Teams-Kanal meldet es sich nur, wenn etwas neu hakt – und wenn es wieder läuft.
Automatisch live
Der Server holt sich neue Stände alle zwei Minuten selbst. Schlägt ein Build fehl, läuft die bisherige Fassung einfach weiter.
Wöchentlicher Sicherheitscheck
Jeden Montag werden alle Abhängigkeiten auf bekannte Schwachstellen geprüft – neue Funde landen im Kanal, bevor die Woche verplant ist.
Ein paar Leute aus dem Team, neben dem Tagesgeschäft. Der Aufwand verschiebt sich vom Programmieren zum Beschreiben: Wer seinen Prozess genau erklären kann, bekommt genau diesen Prozess als Software.
Die Delegationskette in CANDY TASK oder die zwei Lebenszyklen eines Deals in CANDY PIPE hätte kein Anbieter für uns gebaut. Änderungswünsche landen nicht im Backlog eines Anbieters, sondern sind oft am selben Tag live.
Statt Lizenzen pro Kopf zahlen wir einen Server, die KI-Nutzung und unsere eigene Zeit. Buchhaltung und E-Mail bauen wir bewusst nicht nach: Wo Spezialwissen und Haftung anfangen, bleibt Mieten die bessere Wahl.
Wir empfehlen Kunden nichts, was wir nicht selbst machen. Für eure Abläufe bauen wir eigene Software per Vibe Coding. Der Einstieg ist ein Scoping & Build Day bei euch.